Dokumen Annex
SL menyatakan bahwa semua standar
manajemen yang akan diterbitkan oleh IOS pasca terbitnya ISO
9001:2015 ini akan mengikuti high level structure Annex SL yang bersifat
universal, teks inti yang identik, serta terminologi dan definisi yang serupa. Semua
standar ISO nantinya akan mengikuti high level structure Annex SL. Sebagai
contoh standar manajemen seperti ISO 14001:2015 yang terbit pada bulan
Novermber 2015 mempunyai struktur persayaratan yang menyerupai standar ISO
9001:2015.
Bagi Anda penggiat ISO tentunya sering berkutat dengan klausa
(clause) yang menjadi persyaratan yang harus terpenuhi bila ingin
disertifikasi. Di tahun 2015 ISO mengeluarkan versi terbaru untuk QMS (Quality
Management System). Seri ISO ini sudah mengacu pada High Level Structure (HLS)
atau bisa disebut juga Annex SL.
High Level Structure (HLS) atau Annex SL bisa disebut standardisasi
struktur dalam pengelompokan persyaratan atau klausa. Sederhananya HLS adalah
daftar isi utama persyaratan suatu seri ISO. (ini hanya analogi secara
sederhana, untuk memudahkan pemahaman) lalu dibawah HLS ada klausa.
Dengan HLS ini maka semua persyaratan ISO akan terkelompokkan dengan
seragam alias “daftar isi utamanya”nya bakal sama semua. Nantinya, semua seri ISO
kedepannya akan menggunakan HLS. Annex SL bertujuan untuk menyeragamkan
struktur agar mudah diintegrasikan antar beberapa management system berbasis
ISO. HLS ini penting bagi organisasi yang akan menerapkan dan sertifikasi
beberapa seri ISO sekaligus. Misal sertifikasi untuk 3 seri ISO sekaligus yaitu
9001 (QMS), 45001 (OH&S)
dan 17025
(LMS).
Dalam tataran praktis atau penerapannya, ketika organisasi akan
mengeluarkan kebijakan mutu, kebijakan laboratorium dan kebijakan keselamatan kerja maka dengan adanya HLS semua itu kebijakan itu bisa dirangkum dalam
satu dokumen saja menjadi kebijakan sistem manajemen (yang mencakup mutu,
laboratorium dan K3).
High Level Structure atau Annex SL merupakan
struktur pengelompokan persyaratan. Dengan HLS ini maka integrasi sistem
manajemen akan lebih mudah karena adanya keseragaman antar sistem manajemen
berbasis ISO.
Untuk memudahkan penjelasan tentang Bagaimana Mengelola
Sistem-sistem Manajemen Internasional?, maka pihak manajemen organisasi WAJIB memahami “Annex SL High
Level Structure (HLS) dari ISO”
“Annex SL” adalah struktur tingkat tinggi (high level structure)
yang diciptakan oleh ISO-International Organization for Standardization yang
berkantor pusat di Genewa (www.iso.org) untuk memberikan suatu
struktur tingkat tinggi yang bersifat universal, memiliki teks inti yang
identik, serta terminologi dan definisi standar yang berlaku untuk semua
standar sistem-sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO.
“Annex SL HLS” ini didesain untuk memudahkan organisasi-organisasi
di dunia yang harus memenuhi persyaratan ketika menerapkan lebih dari satu
standar sistem manajemen internasional berbasis ISO.
Dengan kata lain “Annex SL High Level Structure (HLS)” adalah suatu
struktur umum dari standar sistem-sistem manajemen internasional. Struktur umum
dari standar sistem-sistem manajemen, dibuat oleh lembaga ISO (www.iso.org)
pada tahun 2012 dan berlaku untuk semua standar ISO yang baru diterbitkan
maupun standar-standar ISO yang akan direvisi di masa yang akan datang.
“Annex SL HLS”
mencakup aspek: terminologi dan definisi, judul dan urutan umum yang berlaku
sama untuk semua standar ISO, yang memberikan
penekanan lebih besar pada konsep risiko. Secara khusus, semua standar sistem
manajemen yang dikeluarkan oleh ISO, mencakup hal-hal berikut:
1.
Struktur yang terdiri dari 10 poin kunci
2. Dalam setiap poin terdiri dari beberapa paragraf dan
isi, di mana semua standar merupakan kewajiban
3. Apabila diperlukan, standar-standar individual boleh
ditambahkan pada persyaratan khusus berkaitan dengan penerapannya
HLS
terdiri dari sepuluh elemen. 3 elemen pertama merupakan konsep dan pendahuluan
dan 7 elemen berikutnya adalah persyaratan (requirement
clauses). Secara utuh berikut sepuluh elemen Annex SL yaitu :
1) Scope / Ruang Lingkup
2) Normative references / Acuan Normatif
3) Terms and definitions / istilah dan definisi
4) Context of the organization / Konteks Organisasi
5) Leadership / Kepemimpinan
6) Planning / Perencanaan
7) Support / Sumberdaya
8) Operation / Operasional
9) Performance evaluation / Evaluasi Kinerja
10) Improvement. / Peningkatan berkelanjutan
Adapun visualisasi untuk HLS (seri QMS) ini sebagai berikut :
Struktur Tingkat Tinggi (HLS = High Level Structure) dari ISO versi
2015:
1.
Ruang Lingkup
2.
Referensi normatif
3.
Istilah dan definisi
4.
Konteks organisasi
o
Memahami organisasi dan konteksnya
o
Memahami kebutuhan dan ekspektasi pihak yang
berkepentingan
o
Menentukan lingkup sistem manajemen
o
Sistem manajemen
5.
Kepemimpinan
o
Kepemimpinan dan komitmen
o
Kebijakan
o
Peran Organisasi, tanggung jawab dan wewenang
Plan (P)
6.
Perencanaan
o
Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang atau
kesempatan
o
Tujuan dan perencanaan untuk mencapainya
Do (D)
7.
Dukungan (Support)
o
Sumber Daya
o
Kompetensi
o
Kesadaran
o
Komunikasi
o
Informasi terdokumentasi
8.
Operasional (Operation)
o
Perencanaan dan pengendalian operasional
Check (C)
9.
Evaluasi Kinerja
o
Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
o
Audit internal
Act (A)
10. Peningkatan/Perbaikan
Terus-menerus (Continual Improvement)
o
Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
o
Perbaikan berkelanjutan/Terus-menerus
Ringkasan “Annex SL” HLS (High Level
Structure) dari ISO versi 2015 terdiri dari enam poin inti berikut:
1. Pemikiran berbasis risiko (Risk-based thinking):
analisis risiko dan peluang/kesempatan diterapkan pada semua persyaratan
normatif. Persyaratan khusus yang didedikasikan untuk “tindakan pencegahan”
dimasukkan ke dalam tahap perencanaan.
2. Konteks organisasi (Context of the organization):
pengetahuan tentang konteks internal dan eksternal organisasi, serta kebutuhan
dan ekspektasi dari pihak yang berkepentingan, memimpin ke arah perbaikan
definisi bidang penerapan sistem manajemen. Hal ini juga memungkinkan kita
untuk menganalisis dan menyediakan faktor-faktor kritis (internal dan
eksternal) yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
3. Kepemimpinan (Leadership): manajemen puncak harus
menunjukan kepemimpinan dan komitmen agar penerapan sistem manajemen menjadi
terintegrasi dalam proses manajemen strategik organisasi.
4. Perencanaan (Planning): memungkinkan organisasi untuk
merealisasikan peluang/kesempatan yang ditawarkan oleh konteks referensi,
menganalisis risiko yang terkait, dan mencegah dampak negatif yang dapat
mempengaruhi pencapaian tujuan.
5. Informasi terdokumentasi (Documented information):
organisasi dapat memilih cara yang paling sesuai untuk menyiapkan dan
memelihara dokumentasi yang berkaitan dengan operasional organisasi.
6. Manajemen Pengetahuan (Knowledge management): manajemen
pengetahuan dan keterampilan orang-orang menjadi status persyaratan, karena
mereka dianggap sebagai elemen kualifikasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Bagi Anda yang akan menggali lebih jauh bisa menggali lebih jauh
tentang HLS ini di Annex SL ISO/IEC Directives Part 1. (silahkan
unduh disini).
Kalau tidak bisa bisa di unduh di webssite ini. (unduh disini)
#HighLevelStructureAnnexSL
#HighLevelStructure
#StrukturTingkatTinggi
#Dokumen ISO
#DokumentasiSistemMutu
#DokumentasiSistemManajemenMutuISO
